Inleiding
RSW/SMOKE is een jaarlijks terugkerend Regionaal scouting evenement dat dit jaar plaats van 11 t/m
13 april 2025. De scoutsorganisatoren van Scouting Regio Westelijke Mijnstreek faciliteert groepen uit
de regio om in 2025 aan dit evenement deel te nemen.
Deelnemers
Uitsluitend groepen die lid zijn van Scouting Regio Westelijke Mijnstreek.
1. Algemene voorwaarden
1. Scouting Regio Westelijke Mijnstreek is voor RSW/SMOKE 2025 de organiserende partij en
wederpartij voor de deelnemers.
2. RSW/SMOKE 2025 wordt gehouden op en nog nader te bepalen locatie .
3. De RSW/SMOKE 2025 wordt gehouden van vrijdag 11 April 2025 17.00 uur t/m zondag 23
April 15:00 uur.
4. De kampregels van RSW/SMOKE 2025 zijn onlosmakelijk verbonden aan deze
deelnemersvoorwaarden. Bij het akkoord gaan met de voorwaarden gaat de deelnemer
automatisch akkoord met de kampregels. Vanzelfsprekend wordt van alle deelnemers
verwacht dat zij zich aan deze huisregels houden. Het organisatieteam behoudt zich het recht
voor om bij overtreding van deze regels over te gaan tot uitsluiting van verdere deelname aan
het evenement.
2. Inschrijving
1. Inschrijving is mogelijk vanaf 1 december 2024.Inschrijving vindt plaats per scoutinggroep.
2. Inschrijving vindt plaats door het invullen van het inschrijfformulier in Google Forms , te vinden
[https://forms.gle/1j9BMWxzvX2ryzLp7
3. Inschrijven betekent dat (de wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer akkoord gaat met
deze deelnemersvoorwaarden.
4. Per omgaande wordt een e-mail verzonden met een bevestiging van de inschrijving.
5. De uiterste inschrijfdatum is 2 maart 2025.
Wijzigingen in de informatie op het inschrijfformulier dienen direct te worden doorgegeven aan
de organisatie (
6. De contactpersoon is verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens en
fungeert als contactpersoon tot, tijdens en na het evenement.
7. De contactpersoon geeft wanneer dat anders is naast zijn eigen mailadres ook een mailadres
op van de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de RSW/SMOKE activiteiten
binnen de groep. Via beide mailadressen zal de groep nadere informatie zal ontvangen van
de RSW/SMOKE organisatie.
8. Na ontvangst van een volledig ingevuld online inschrijfformulier en de ontvangst van de
betaling ontvangt de deelnemende groep uiterlijk 20 maart 2025 een bevestiging van de
inschrijving per e-mail. Indien de groep geen email ontvangt, neemt zij hierover contact op met
de RSW/SMOKE organisatie.
3. Deelnemersbijdrage & betaling
1. De deelnemersbijdrage is voorlopig vastgesteld op € 5,-(zegge Vijf Euro) per deelnemer
en kaderlid van een groep Voor deze deelnemersbijdrage ontvangt de deelnemer:
• Opname in de lijst van deelnemers
• Deelname aan de Regionale Scouting Wedstrijden
• Indien groep als winnaar Eindigt deelname aan de landelijke Scouting
wedstrijden
• Diverse spel en activiteiten
• Informatie gedurende het gehele traject.
2. De deelnemersbijdrage wordt uiterlijk 1 december 2025 definitief vastgesteld.
3. Betaling van de deelnemersbijdrage dient te worden voldaan via Overschrijving naar de
rekening Regio Westelijke Mijnstreek om de inschrijving compleet te maken.
4. Voor de betaling van de deelnemersbijdragen worden de volgende termijnen gehanteerd:
Eén termijn en dient uiterlijk 13 maart 2025 betaald te zijn.
5. Als een termijn niet tijdig betaald wordt, volgt eerst een herinnering. Als binnen de in de
herinnering genoemde betaaltermijn het bedrag ook niet ontvangen is, volgt uitsluiting van
deelname. In dit geval zal de overeenkomst door Scouting Regio Westelijke Mijnstreek
worden beëindigd, met inachtneming van de annuleringsregels in artikel 5.
6. Mocht een deelnemer geen gebruik willen of kunnen maken van een deel van de
aangeboden activiteiten of faciliteiten, zonder dat er sprake is van annulering of uitsluiting
van de deelname, dan blijft de gehele deelnemersbijdrage verschuldigd.
7. De deelnemer ontvangt geen factuur per post, deze is te downloaden vanuit Scouts
Online.
4. Verzekering
1. Voor aansprakelijkheid, ziektekosten en ongevallen wordt geen aparte verzekering afgesloten,
de organisatie gaat er vanuit dat iedere deelnemer hiervoor zelf verzekerd is. Wel geldt voor
leden van Scouting Nederland de standaard aanvullende collectieve, ongevallen- en
aansprakelijkheidsverzekering.
2. Er is geen annuleringsverzekering opgenomen in de deelnemersbijdrage.
5. Annulering
1. Tot en met 6 Maart 2025 kan de deelname kosteloos door de deelnemer worden
geannuleerd.
2. Bij annulering binnen vier weken voor aanvang van RSW/SMOKE 2025, wordt de
deelnemersbijdrage niet terugbetaald.
3. De annulering moet altijd schriftelijk per brief of e-mail worden gemeld bij het Scretariaat
Regio Westelijke Mijnstreek t.a.v. Scoutsorganisatoren RSW/SMOKE 2025. De annulering
is pas definitief bij ontvangst door de organisatie. De ontvangst wordt binnen 14 dagen
schriftelijk bevestigd.
4. Als op basis van een besluit van de organisatie de deelname voor aanvang van het
evenement geannuleerd wordt, dan wordt de deelnemersbijdrage terugbetaald, met
uitzondering van reeds geleverde prestaties.
5. Als het evenement door een buiten de invloed van Scouting Regio Westelijke Mijnstreek
gelegen oorzaak (overmacht) wordt afgelast, moet worden verplaatst of niet door kan gaan
volgens plan, kan Scouting Regio Westelijke Mijnstreek besluiten het evenement te
verplaatsen of (verdere) deelname te annuleren. Indien in een dergelijk geval de
overeenkomst wordt beëindigd, zullen reeds betaalde deelnemersgelden worden
terugbetaald, met uitzondering van de kosten voor reeds geleverde prestaties die niet
ongedaan gemaakt kunnen worden.
6. Communicatie en privacy
1. De organisatie zal mogelijk gebruik maken van sponsoren. Het is noodzakelijk dat
conflicten worden voorkomen door alle sponsoractiviteiten te coördineren via de
organisatie. Zowel regels voor sponsoring als regels voor gebruik van logo’s en huisstijl zijn
bindend voor alle deelnemers.
2. De in het formulier gevraagde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van
RSW/SMOKE 2025. De gegevens worden niet verstrekt aan derden en na afronding van
het evenement vernietigd. De gegevens zijn slechts toegankelijk voor de personen die dit
voor de uitoefening van hun functie in de organisatie nodig hebben.
3. Voor communicatie wordt onder andere e-mail gebruikt om de deelnemers van informatie
te voorzien over RSW/SMOKE 2025. De deelnemer gaat akkoord met het ontvangen van
berichten op zijn/haar e-mail adres en is verantwoordelijk voor het opnemen van zijn juiste
e-mailadres in Scouts Online.
4. Elke deelnemer houdt zich zelf zo goed mogelijk op de hoogte van alle informatie over
RSW/SMOKE 2025 die via nieuwsbrieven, website, mobiele kanalen etc. wordt verspreid.
5. Door in te schrijven verleent de deelnemer toestemming aan Scouting Regio Westelijke
Mijnstreek en de organisatie van RSW/SMOKE 2025 om beeldmateriaal dat tijdens
RSW/SMOKE 2025 gemaakt wordt vrij te gebruiken voor publicitaire doeleinden. Indien de
deelnemer tegen bepaald gebruik bezwaar wil maken, kan dit kenbaar gemaakt worden
door een bericht te sturen aan
vermelding van scoutinggroep en inschrijfnummer.
6. Regio Westelijke Mijnstreek en de organisatie kunnen bij bepaalde gelegenheden het
maken van beeldmateriaal door de deelnemer (foto/video) weigeren.
7. Regels Scouting Wedstrijden
1. Een ploeg moet uit minimaal 5 en mag uit maximaal 7 personen bestaan. Deelnemers
mogen op de eerste dag van de RSW niet ouder zijn dan 15 jaar, en niet jonger zijn dan 11
jaar. In een ploeg van vijf personen mogen maximaal twee leden 15 jaar zijn,
2. Alle onderdelen die dit weekend worden beoordeeld vind je op de website van de
RSW/SMOKE.
3. Indien er een onveilige situatie wordt aangetroffen zal de organisatie er alles aan doen om
ervoor te zorgen dat de deelnemers alsnog gebruik kunnen maken van hun kooktoestel.
Indien ondeugdelijke gasslangen, gasklemmen of drukregelaars worden aangetroffen
zullen deze door de groep moeten worden vervangen. Het organisatieteam
beoordeelt of een gasinstallatie deugdelijk is. Hierover is geen discussie mogelijk.
4. De uitslag zoals deze wordt uitgesproken op de laatste dag van de RSW is leidend.
Hierover is geen correspondentie mogelijk.
8. Deelname aan Landelijke Scouting Wedstrijden
1. Inschrijving van de ploeg moet plaatsvinden binnen 10 dagen na afloop van de RSW,
zoals opgegeven door de regio-coördinator. Daarna vervalt het recht op deelname van de
ploeg en behoudt de LSW organisatie zich het recht voor om de plaats aan een andere
regio toe te kennen.
2. Een ploeg moet uit minimaal 5 en mag uit maximaal 7 personen bestaan. Deelnemers
mogen op de eerste dag van de LSW niet ouder zijn dan 15 jaar, en niet jonger zijn dan 11
jaar. In een ploeg van vijf personen mogen maximaal twee leden 15 jaar zijn, voor ploegen
van zes of zeven personen geldt dat hooguit drie leden 15 jaar mogen zijn. Ploegen die
een of meer leden hebben die te oud zijn of een onevenwichtige leeftijdsverdeling kennen,
worden van deelname uitgesloten.
9. Overige voorwaarden
1. Van de deelnemer wordt verwacht dat hij zich naar behoren gedraagt en zich houdt aan de
huisregels van RSW/SMOKE 2025 evenals de gedragscode en regels die gelden binnen
Scouting Regio Westelijke Mijnstreek. De organisatie behoudt zich het recht voor om
deelnemers die zich niet naar behoren gedragen uit te sluiten van (verdere) deelname aan
RSW/SMOKE 2025. Al betaalde deelnemersgelden worden in dit geval niet terugbetaald.
2. Mocht uitsluiting door de organisatie plaatsvinden op locatie, dan zijn de extra kosten die
daaraan zijn verbonden, bijvoorbeeld een eerdere retourreis, voor rekening van (de
wettelijk vertegenwoordiger van) de deelnemer.
3. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie.
4. Eventuele klachten over de procedure of het evenement kunnen gericht worden aan
RSW/SMOKE 2025 de klacht behandelen. Hiertegen kan bezwaar worden ingediend bij de
geschillencommissie of commissie van Beroep van Scouting Nederland via Team
Juridische Zaken (
5. Deelname geschiedt op eigen risico.
6. Scouting Regio Westelijke Mijnstreek is slechts aansprakelijk voor schade, zoals verlies,
diefstal of beschadiging aan goederen van de deelnemer wanneer dit aantoonbaar te
wijten is aan opzet of grove nalatigheid van de organisatie en/of Scouting Regio Westelijke
Mijnstreek.
• Het aanvaarden van aansprakelijkheid wordt beperkt tot de waarde van de
overeenkomst van deelname en bedraagt nooit meer dan het bedrag dat de
aansprakelijkheidsverzekeraar van Scouting Regio Westelijke Mijnstreek in het
desbetreffende geval uitkeert, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico van
Scouting Regio Westelijke Mijnstreek dat volgens de polisvoorwaarden niet ten laste
van de verzekeraar komt.
• Voor financieel onvermogen van een in de overeenkomst betrokken dienstverlener is
Scouting Regio Westelijke Mijnstreek niet aansprakelijk.
• Scouting Regio Westelijke Mijnstreek aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade
welke gedekt is via een ziektekosten/ongevallen-, reis- en/of annuleringsverzekering
van de deelnemer.
• Scouting Regio Westelijke Mijnstreek is nooit aansprakelijk voor vergoeding van
indirecte of gevolgschade (waaronder maar niet uitsluitend wordt begrepen
gevolgschade, gederfde winst, inkomstenderving, gemiste besparingen, en schade
door bedrijfsstagnatie), dan wel voor schade die de deelnemer lijdt in het kader van
de uitoefening van zijn beroep of bedrijf.
7. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.